財務作為學校主要窗口服務部門之一,自2015年9月實施校區融合管理以來,四川農業大學雅安校區、成都校區合計財務人員29人,下設辦公室、財務一科(雅安校區)、財務二科(成都校區)。目前財務后臺業務(預算、決算等)主要在雅安校區,前臺業務(學生收費、報賬等)雅安校區成都校區均有;除處領導、辦公室人員相對流動外(處領導周一至周三在雅安校區辦公,周四至周五在成都校區辦公),一科和二科人員都較為固定。
校區融合前,2009年財務處已通過VPN技術實現了“一校三區,統一平臺”的數據共享模式,各類業務的支出標準和口徑已趨于一致,師生可選擇任意校區辦理財務業務。同時,在財務處自主研發的賬務查詢平臺上,班主任可查詢學生欠費情況,教職工可查詢本人借款、經費到賬、工資和項目經費等信息,這為財務工作融合管理奠定了良好的基礎。
管理創新是生產力。結合當前高校財務管理形勢,為優化資源形成合力,提高財務工作效率,實現融合管理目標,在充分梳理和認真分析部門各崗位工作性質、工作內容及人員情況的基礎上,財務工作突出并強調管理的信息化、規范化及標準化發展,并通過以下幾個方面來實施推進:
1.強調財務管理信息化,轉變工作模式
信息化是當前高校財務管理的主要方式。在融合管理背景下,通過信息化建設可以緩解地域限制、人力不足等影響,將財務業務從傳統繁瑣的人工操作中解放出來,實現智能化管理,不僅可以提高工作效率,更可以加強財務大數據集成分析能力,使師生感受到更加智能、便捷的財務服務。因此,作為融合管理的首要任務,財務信息化建設便排上了時間表。
(1)重啟銀行代扣繳費模式。2015年9月,學校重啟銀行代扣的學生繳費模式,實現銀行代扣、網上銀行和現場收費并行,其中2015級新生銀行代扣人數達到1/3,有力地緩解了現場繳費擁堵、排隊時間長等學生收費問題。
(2)全面實現“銀?;ヂ?rdquo;。2015年11月,經過學校與天津神州浩天科技有限公司、工商銀行雅安分行、建設銀行溫江支行的通力配合,雅安校區和成都校區正式運行“銀校直聯系統”。在兩個校區前期運行的基礎上,2016年8月,都江堰校區也實現了“銀校直聯系統”,目前全校已完成了銀校直聯,通過推行資金收支業務的電子劃轉,最大限度地減少了現金流動,降低現金周轉風險,提高了銀行轉賬效率。
(3)力爭上線“網上預約報賬”系統。2016 年3月起,財務處便著手為“網上預約報賬系統”的上線做準備,清理項目庫、設立多維度查詢字段、數據測試……,根據目前系統測試情況,預計2016年年底上線試運行“財務查詢門戶網站”、“網上預約報賬系統”和“工資薪金系統”。
2017年,財務處將根據日常業務需要,利用信息化手段,著力于提高財務工作效率,統一學校各類繳費平臺,預計將探索“學生自助繳費機”、“網上審簽系統”等信息化發展思路。
2.強調財務流程規范化,提高業務透明度
從各類審計、巡視、檢查可以看出,規范的財務程序不僅僅是單位內部控制需要,更是保障各類業務順利開展的基石。但在實際工作中,很多財務流程的保存和傳遞僅憑財務人員的記憶和口口相傳,很多經驗性意見未得到收集、整理和提煉,沒有形成規范性的文件,常導致財務流程無法形成一個較為完整的體系,發揮不出其應有的作用。
(1)編撰《常見財務業務操作指南》。在校區融合管理之初,為弱化業務處理中的人為因素,克服財務流程不統一的難題,財務處召集各科室負責人、主要業務骨干,花費大量的時間和精力將經費使用范圍、簽字審批程序、經費報銷要求、票據開具方式等常見業務的操作流程進行整理和規范,編撰了《常見財務業務操作指南》,按人手一冊的標準發放至教職工和經常辦理業務的研究生手中。
(2)制定《財務工作管理辦法》。根據學校發展需要,結合國家相關制度,經過認真梳理總結各類財務業務,與教務處、人事處、科管處、國資基建處等部門反復磋商,以學校發文的形式出臺《財務工作管理辦法》(校財發〔2016〕6號),實現了從制度層面規范財務業務流程,使各類支出有據可依,提高財務業務透明度。
(3)統一業務操作模式。2016年6月底,隨著《財務工作管理辦法》的發文,針對融合管理中出現的財務人員政策把握、前臺業務處理等問題,全處人員再次集聚,對照會計科目表,按最新政策逐個逐條分析各科目的報賬要求、特殊情況處理方式,制作財務人員賬務處理手冊,統一業務操作模式,并為下一步網上預約報賬的推廣做準備。
3.強調財務服務標準化,改善服務水平
無論是信息化管理,抑或規范化的財務流程,都是為了提高財務工作效率,減少不必要的摩擦,更好地服務于師生,服務于學校的教學科研行政管理。鑒于融合管理后成都校區報賬壓力凸顯,為提高財務服務水平,財務處以成都校區為試點,實施了一系列改進服務的具體措施。
(1)無等候報賬。2015年9月,財務處開始在實行信封投遞式無等候報賬,并對票據中存在的問題以“票據預審情況匯總表”的書面形式反饋給報賬人,以緩解報賬擁堵排長隊、財務人員與報賬人溝通不暢等問題。
(2)學生報賬預審員。2015年12月,結合國家研究生“三助一輔”政策,財務處開始推行“學生財務報賬預審員”的報賬形式,由預審員為師生員工的原始報銷單據進行初審把關。這一舉措的實施,大大提高了工作效率,緩解了人手緊張所帶來的報賬壓力。
(3)設置“政策咨詢崗”。針對目前政策變化大而師生們政策掌握度不高的情況,未來財務工作將加強對各院所的政策宣講,與老師們進行面對面溝通,同時將在前臺專門設置“政策咨詢崗”,緩解溝通不暢的問題,改善服務水平。
在融合管理的一年里,我們深深地體會到,延伸管理側重于業務上指導,融合管理更側重于服務的優化和內部管理的提升。為了更好地發揮一體化優勢,讓管理無縫銜接,我們在財務信息化建設、業務流程規范化、服務標準化等方面做了大量的工作,但仍然清醒地認識到,新形勢下我們財務人員對政策把握的統一度還不夠、作為窗口服務部門的服務質量還需提升、人員進一步整合形成合力仍需摸索……
開局重在開頭,決勝要有決心。融合管理是學校在新時期作出的重要決策,圍繞融合管理,未來我們要做的工作還很多,但提升財務管理水平,提高財務服務質量的初衷不會動搖,為學校建設有特色高水平一流學科添磚加瓦的決心不曾改變,這就是我們的奮斗目標。